REGULAMIN KONFERENCJI „Dopalacze czyli nowe narkotyki- narastający problem” (stan na 01.02.2019)

1. Postanowienia ogólne

  1. Konferencja „Dopalacze czyli nowe narkotyki – narastający problem", zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez Zakład Farmakodynamiki i Patofizjologii oraz Katedrę i Klinikę Psychiatryczną Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.
  2. Konferencja ma zasięg interdyscyplinarny oraz ogólnopolski.
  3. Konferencja skierowana jest do naukowców, lekarzy, chemików, psychologów, prawników oraz studentów zajmujących się szeroko rozumianą problematyką nowych narkotyków.
  4. Konferencja odbywa się na terenie Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.
  5. Konferencja jest podzielona na 4 sesje tematyczne:
    a. Kliniczna
    b. Farmakologiczna
    c. Chemiczna
    d. Psychologiczno-socjologiczno-prawna
  6. Warunkiem odbycia się danej sesji jest zgłoszenie i zakwalifikowanie co najmniej 3 streszczeń przygotowanych przez co najmniej 2 różne grupy badawcze.
  7. Językiem obowiązującym podczas sesji jest język polski.
  8. Konferencja posiada swoją stronę internetową: www...., zwaną dalej stroną internetową Konferencji.
  9. Organizator ma prawo do dokonywania zmian w harmonogramie nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym także do zmiany kolejności wystąpień i zmian rozkładu czasowego.
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za dobra materialne uczestników które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas trwania konferencji.
  11. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za informacje przez siebie zamieszczone w formularzy zgłoszeniowym. Zmiany w formularzu, możliwe są do 14 dni przed Konferencją, w ostatnich 14 dniach przed Konferencją nie ma możliwości dokonywania zmian, dotyczących zgłoszonych tematów oraz innych informacji zamieszczonych w formularzu.
  12. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie Konferencja.
  13. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa w tym także zasad PPOŻ jak również poleceniom organizacyjno-technicznym Organizatora oraz obsługi obiektu.
  14. W trakcie trwania Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do posiadania identyfikatora dostarczonego przez Organizatora i ma obowiązek okazywania go każdorazowo na polecenie Organizatora oraz obsługi obiektu.

2. Uczestnictwo

  1. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego na stronie internetowej Konferencji oraz uiszczenie opłaty konferencyjnej.
  2. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – pasywne i aktywne.
  3. Uczestnik aktywny:
    a. zgłasza co najmniej jedno streszczenie poprzez formularz rejestracyjny,
    b. wnosi opłatę konferencyjną najpóźniej 7 dni roboczych po otrzymaniu wiadomości o zakwalifikowaniu streszczenia,
    c. wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji / przedstawia swój plakat
    d. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa, pakiet konferencyjny oraz karnet na lunch.
  4. Uczestnik pasywny:
    a. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny,
    b. wnosi opłatę konferencyjną najpóźniej dnia 20 listopada 2019,
    c. otrzymuje certyfikat pasywnego uczestnictwa, pakiet konferencyjny oraz karnet na lunch.
  5. Uiszczenie opłaty konferencyjnej odbywa się na zasadach przesłanych drogą e-mailową wraz z potwierdzeniem rejestracji. Aplikant zobowiązany jest przesłać zwrotnie potwierdzenie dokonania opłaty konferencyjnej.
  6. Termin rejestracji uczestnictwa pasywnego upływa dnia 15 listopada 2019 lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator informuje na swojej stronie internetowej.
  7. Termin rejestracji uczestnictwa aktywnego (wystąpienie ustne / poster) upływa dnia 15 listopada 2019 lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator informuje na swojej stronie internetowej.
  8. Do dnia 20 listopada 2019 zostanie podana zwrotna informacja na temat zaakceptowanych abstraktów do wystąpienia ustnego oraz posterów. Uczestnik aktywny wnosi opłatę konferencyjną najpóźniej 5 dni roboczych po otrzymaniu wiadomości o zakwalifikowaniu streszczenia.
  9. Nieuiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
  10. Organizator nie przewiduje możliwości zwrotu opłaty konferencyjnej.

3. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń

  1. Zgodnie z punktem 1.7 Regulaminu Konferencji nadsyłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim.
  2. Termin nadsyłania streszczeń podano w punkcie 2 Regulaminu Konferencji. Dokładny termin umieszczony jest na stronie internetowej Konferencji w zakładce „Terminy".
  3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminów. Wszelkie zmiany publikowane są na stronie internetowej Konferencji.
  4. Streszczenie powinno składać się z następujących części:
    a. Wstęp – maksymalnie 500 znaków
    b. Cel badań – maksymalnie 200 znaków
    c. Materiały i metody – maksymalnie 500 znaków
    d. Wyniki – maksymalnie 500 znaków
    e. Podsumowanie – maksymalnie 400 znaków.
  5. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć. Ilość znaków liczona jest bez spacji.
  6. Każdy aplikujący może zgłosić jedno streszczenie w każdej sesji.
  7. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny wystawionej przez recenzentów – pracowników naukowych Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.
  8. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji (do poszczególnej sesji oraz formy prezentacji) drogą e-mailową najpóźniej do dnia 20 listopada 2019.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do zakwalifikowania streszczenia do innej sesji niż wskazana przez aplikującego.
  10. Organizator umieszcza aktualny terminarz na stronie konferencji.

4. Warunki prezentacji prac w sesji ustnej

  1. Zakwalifikowane prace mają prawo zostać zaprezentowane podczas Konferencji w przydzielonej sesji.
  2. Zgodnie z punktem 1.7 Regulaminu Konferencji prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
  3. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z przygotowanym pokazem slajdów w programie PowerPoint™.
  4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym.
  5. Czas trwania prezentacji wynosi maksymalnie 7 minut.
  6. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 3 minuty.
  7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku alfabetycznym nazwisk wygłaszających Autorów.
  8. Pokaz slajdów powinien zostać przesłany Organizatorowi najpóźniej 7 dni przed datą Konferencji. Dokładny termin oraz adres nadsyłania pokazów slajdów zostaną przesłane drogą e-mailową Autorom zakwalifikowanych streszczeń.
  9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.

5. Zasady przebiegu Konkursu Prac

  1. Każda prezentowana praca zostaje oceniona przez Jury złożone z zaproszonych specjalistów z dziedzin biomedycznych.
  2. W każdej sesji przyznawane jest jedno wyróżnienie.
  3. Wyróżnione prace biorą udział w Konkursie Głównym.
  4. W Konkursie Głównym przyznawana jest jedna nagroda dla najlepszej pracy zaprezentowanej na konferencji.
  5. Za najlepszy „filmik" zaprezentowany przez młodzież również przewidziana jest nagroda.
  6. Organizator nie przewiduje odwołań od decyzji Jury.
  7. Jury ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.

6. Sesja plakatowa - warunki prezentacji

  1. Organizator planuje stworzenie sesji plakatowej.
  2. Organizator przygotowuje miejsce do zaprezentowania prac w postaci plakatów podczas trwania Konferencji.
  3. Uczestnicy zakwalifikowani do sesji plakatowej powinni przygotować we własnym zakresie plakat w formacie wydruku A1 i pojawić się w miejscu prezentacji prac w formie plakatowej co najmniej 15 min przed rozpoczęciem oceniania prac przez komisję.
  4. Wszelkie nieujęte kwestie pozostają do decyzji Organizatora.

7. Wizerunek

  1. Przebieg Konferencji może być filmowany oraz fotografowany przez Organizatora oraz inne podmioty za zgodą Organizatora.
  2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz wyrażaniem zgody na komercyjne wykorzystanie przez Organizatora: dotyczy sytuacji gdy uczestnik zostanie sfilmowany bądź sfotografowany na terenie obiektów konferencyjnych oraz gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu bądź pozowanie do zdjęć.
  3. Wyrażona zgoda nie jest ograniczona czasowo, oraz obejmuje wszelkie formy publikacji, w tym także w Internecie, na plakatach i ulotkach, oraz w telewizji. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku.

8. Ochrona danych osobowych §6

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Idea Knowledge Future informuje:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest organizator, Zakład Farmakodynamiki i Patofizjologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego reprezentowany przez Michała Ordak z siedzibą przy ul. Banacha 1B, 02-097 Warszawa;
  2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji Interdyscyplinarnej Ogólnopolskiej Konferencji „Dopalacze czyli nowe narkotyki - narastający problem, oraz sytuacji z nią związanych, a także w celu informacyjnym dotyczącym organizacji kolejnych Ogólnopolskich Konferencji Interdyscyplinarnych DOPALACZE;
  3. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych;
  4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane;
  5. Dane nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa (gdy dane będą przekazywane innym podmiotom należy wskazać te podmioty);
  6. Dane przechowywane będą przez okres dziesięciu lat od dnia rejestracji;
  7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, poprzez kontakt mailowy: michal.ordak@konferencja2019.pl;

9. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji.
  2. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu zgłoszenia uczestnictwa
  3. w Konferencji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz zapoznaniem się z Regulaminem Konferencji dostępnym na stronie internetowej Konferencji.
  4. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego przez Uczestnika jest jednoznaczne ze zgodą na wykorzystanie adresu e-mail w celach kontaktowych oraz informacji o kolejnych edycjach Konferencji.
  5. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora.
  6. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej Konferencji.